PERENCANAAN PERAWATAN

A.      Definisi Perencanaan Perawatan

Perencanaan didefinisikan sebagai proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi mengenai kondisi masa datang, guna mengembangkan seluruh lintasan kegiatan. Pengertian perencanaan perawatan adalah suatu kombinasi dari setiap tindakan yang dilakukan untuk menjaga sistem/equipment dalam proses perawatannya sampai kondisi dapat diterima. Perencanaan perawatan mengikutsertakan pengembangan dari seluruh lintasan kegiatan yang mencakup semua kegiatan perawatan, reparasi, dan pekerjaan overhaul.

Faktor penunjang keberhasilan perencanaan perawatan akan terkait dengan:

Ø  Ruang lingkup pekerjaan.

Ø  Lokasi pekerjaan.

Ø  Prioritas pekerjaan.

Ø  Metode

Ø  Kebutuhan komponen dan material.

Ø  Kebutuhan peralatan

Ø  Kebutuhan tenaga kerja baik secara kualitas dari skill maupun kuantitasnya.

Kendala yang mungkin muncul dalam perencanaan perawatan dapat disebabkan berbagai aspek seperti komunikasi ketidakjelasan instruksi, kurangnya informasi maupun berbagai kelambatan, dan ketidakpastian spare parts atau tenaga kerja terampil.

Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan perawatan umumnya meliputi:

·         Mendefinisikan persoalan dan menetapkan equipment yang akan direncanakan secara jelas sesuai tujuan dan ketetapan/kebijaksanaan organisasi perusahaan.

·         Melakukan pengumpulan informasi data yang berkaitan dengan seluruh kegiatan yang mungkin akan terjadi.

·         Melakukan analisis terhadap berbagai informasi dan data yang telah dikumpulkan dan mengklasifikasikannya berdasarkan kepentingan.

·         Menetapkan batasan dari perencanaan perawatan.

·         Menentukan bebagai alternatif rencana yang mungkin dapat dilakukan, yang kemudian memilihnya untuk kemudian rencana tersebut dipakai.

·         Menyiapkan langkah pelaksanaan secara rinci termasuk penjadwalan.

·         Melakukan pemeriksaan ulang terhadap rencana tersebut sebelum dilaksanakan.

B.      Bentuk-Bentuk Perencanaan

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa perencanaan ditentukan untuk masa yang akan datang, mengacu pada pernyataan tersebut terdapat berbagai bentuk dari perencanaan, diantaranya:

ü  Kebijaksanaan (policy), merupakan rencana yang menerangkan tentang seluruh batasan kegiatan secara umum dan komprehensif sebagai pegangan dalam pelaksanaan pekerjaan perawatan.

ü  Prosedur, suatu rencana yang dengan jelas mendefinisikan tatacara yang menyangkut kegiatan pekerjaan perawatan.

ü  Metode, merupakan rencana yang menerangkan tindakan yang harus dilaksanakan dalam melakukan perawatan.

ü  Standar, adalah gambaran tentang rencana atau hal-hal yang harus dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

ü  Anggaran merupakan rencana yang berhubungan dalam hal ongkos-ongkos yang harus disiapkan dalam melakukan perawatan.

ü  Program, suatu rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian sumber daya secara integratif termasuk jadwal.

Sedangkan kegunaan dari perencanaan terutama untuk:

ü  Mengurangi ketidakpastian dan berbagai perubahan yang terjadi waktu yang akan datang.

ü  Mengarah pada tujuan.

ü  Digunakan sebagai dasar pengendalian dari pengawasan.

ü  Dan langkah dalam penyusunan perencanaan dapat berupa:

·         Penetapan tujuan.

·         Menyusun anggapan-anggapan perencanaan.

·         Menentukan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih.

·         Pengambilan keputusan.

·         Penyusunan rencana pendukung.

Dalam pelaksanaannya, sudah barang tentu akan muncul berbagai faktor pembatas dari suatu perencanaan. Hal ini merupakan kelemahan dalam membuat perencanaan perawatan, adapun faktor tersebut diantaranya:

Ø  Sulit mencari anggapan secara teliti, sebagai contoh dalam pengaturan persediaan komponen atau suku cadang lebih sulit pengaturannya dibanding dengan pengaturan persediaan material atau barang lain, hal ini karena dipengaruhi tingkat kerusakan.

Ø  Adanya perubahan yang sangat cepat.

Ø  Disebabkan kekakuan internal.

Sedangkan menurut jangka waktunya perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga kelompok menjadi perencanaan jangka panjang, perencanaan menengah, dan perencanaan jangka pendek.

C.      Kategori Kebijaksanaan Perencanaan

Secara umum kebijaksanaan perencanaan perawatan dapat dibedakan menjadi empat kategori:

Ø  Kebijaksanaan yang didasarkan pada alokasi kerja. Hal-hal yang harus diperhatikan turutama pada:

·         Apa yang akan direncanakan?

·         Berapa besar perencanaan itu akan dibuat?

Ada beberapa aspek dasar yang mungkin perlu diperhatikan pada:

·         Prosedur perencanaan, seperti unit kerja, ukuran kerja, isi pekerjaan dan waktu tersedia.

Ø  Kebijaksanaan berdasarkan kemampuan kerja, biasanya memuat:

·         Kemampuan kerja kontraktor.

·         Setralisasi atau desentralisasi.

·         Rekrutmen, merupakan kebijaksanaan yang berhubungan dengan pengadaanpersonel perawatan biasanya akan tergantung kondisi yang ada diperusahaan.

·         Pelatiahn.

Ø  Kebijaksanaan berdasarkan hubungan antar lingkungan kerja, akan memperhatikan:

·         Patisipasi personel, terutama dalam mengatur rancangan, dan memberikan pandangan serta antisipasi sehingga akan berdampak apada efisiensi ongkos perawatan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan, diantaranya seperti pelatihan, kemampuan personel, penggunaan spare parts, dll.

·         Wewenang.

Kebijaksanaan berdasarkan pengendalian kerja, biasanya menyangkut:

·         Komunikasi, setidaknya ada dua area aktivitas perawatan yang efektif, yaitu pertama mengenai transmisi perintah kerja anterseksi, yang kedua hubungan anterpersonel.

·         Pengendalian biaya, termasuk penyedia daftar yang akan digunakan untuk melakukan evaluasi kinerja dan digunakan sebagai informasi yang dibutuhkan.

D.      Klasifikasi Perencanaan Perawatan

Klasifikasi perencanaan perawatan yang didasarkan pada jenisnya, terdiri dari:

ü  Perencanaan tahunan (annual maintenance plans), yang meliputi anggaran, rencana inspeksi, persiapan, pengaturan sub-kontrak, pengaturan tenaga kerja, dll.

Persiapan pembuatan perencanaan perawatan tahunan akan mengikuti langkah berikut:

1.       Menentukan pekerjaan apa yang diperlukan, seperti:

·         Sesuaikan dengan aturan standar perawatan dari sistem/equipment.

·         Catatan kerusakan.

·         Perencanaan tahunan sebelumnya.

·         Work order yang diterima dari user.

2.       Melakukan pemilahan pekerjaan.

3.       Melakukan estimasi interval waktu secara tentatif.

4.       Melakukan estimasi jadwal kerja.

5.       Melakukan estimasi waktu yang diperlukan.

6.       Melakukan estimasi biaya yang dibutuhkan.

7.       Melakukan pengecekan pada procurement dan mengatur beban kerja.

ü  Perencanaan bulanan (monthly manintenance plans), perencanaan ini didasarkan pada perencanaan bulanan yang meliputi persiapan dan pelaksanaan pekerjaan perawatan, pengembangan, pengaturan beban kerja, dll.

ü  Perencanaan mingguan dan harian (weekly maintenance plans), menyangkut rencana pelaksanaan, pengaturan tenaga kerja, pengendalian progress pelaksanaan pekerjaan perawatan, dll.

Persiapan pembuatan perencanaan perawatan tahunanan akan mengikuti langkah berikut:

1.       Menetapkan prioritas pekerjaan, seperti:

·         Melakukan identifikasi pekerjaan bulanan berdasarkan perencanaan tahunan.

·         Mengindikasikan pekerjaan bulanan yang didasarkan analisis kerusakan dan berbagai catatan inspeksi.

·         Mengindikasikan pekerjaan pekerjaan harian berdasarkan laporan inspeksi harian dan kebutuhan pengembangan dari user.

·         Mengindikasikan terjadinya perubahan tata letak (layout) dan instalasi.

·         Melakukan identifikasi perencanaan dan pengembangan produk maupun kualitas.

2.       Melakukan estimasi kebutuhan tenaga kerja dan biaya.

3.       Melakukan pengaturan beban kerja dan persiapan penjadwalan.

ü  Perencanaan kerja yang bersifat terpisah (major maintenance project), meliputi jadwal perbaikan secara periodik, modifikasi ataupun overhaul.

Klasifikasi perencanaan perawatan berdasarkan metode, menyangkut:

ü  Perawatan terjadwal, meliputi rencana perbaikan kinerja mesin/peralatan, rencana penggantian sistem atau komponen, dll.

ü  Perawatan prediksi, pengukuran, inspeksi atau pemeriksaan, dan perbaikan, dll.

ü  Perawatan berdasarkan kerusakan (berakdown maintenance), menyangkut perbaikan setelah terjadi kerusakan.

Klasifikasi perencaan perawatan berdasarkan waktu pelaksanaan, meliputi:

ü  Pekerjaan perawatan dan perbaikan yang direncanakan untuk dilaksanakan pada saat mesin/peralatan tidak beroperasi seperti di hari libur, over time, dll.

ü  Rencana pekerjaan yang bisa silakukan pada saat mesin berjalan.

E.       Persiapan Perencanaan Perawatan

Secara umum langkah-langkah yang persiapan untuk melakukan perencanaan perawatan, terutama:

Ø  Definisikan perencanaan, tujuan maupun batasan perencanaan.

Ø  Kumpulan informasi dan data yang diperlukan.

Ø  Identifikasi kebutuhan tenaga kerja, material, spare parts, tools, special tools.

Ø  Identifikasi laporan stock.

Ø  Identifikasi berbagai toleransi yang diperlukan.

Ø  Identifikasi sipplier, konsultan ataupun kontraktor yang diperlukan.